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Anweisende Dokumentation

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Krisenmanagement: Anweisende Dokumentation

Krisenmanagement: Anweisende Dokumentation

Krisenmanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer sicheren, widerstandsfähigen und verantwortungsvollen Betriebsführung. Damit im Ereignisfall schnell, strukturiert und rechtssicher gehandelt werden kann, benötigt jede Organisation eine anweisende Dokumentation, die klare Vorgaben für Rollen, Abläufe, Meldewege, Kommunikationsformen und Nachweispflichten macht.

Sie dient als verbindliche Grundlage für alle Mitarbeitenden, die im Krisenfall Verantwortung tragen – ob als Teil des Krisenstabs, der technischen Einsatzleitung oder der Kommunikationsstruktur. Die Dokumentation ist zudem elementarer Bestandteil von Audits, Zertifizierungen und Risikoanalysen.

Inhalte der anweisenden Dokumentation

Abschnitt

Inhalt

Geltungsbereich

Standorte, Organisationseinheiten, betroffene Prozesse

Krisenarten / Auslöser

z. B. Brand, Stromausfall, Cyberangriff, Gefahrstoffaustritt, Hochwasser

Ziel des Krisenmanagements

Schutz von Leben, Umwelt, Infrastruktur, Lieferfähigkeit, Reputation

Rollen und Verantwortlichkeiten

Krisenstabsleitung, Einsatzleitung, Kommunikation, FM, IT, SiBe, HR

Melde- und Eskalationswege

Reaktionszeiten, Erstmeldung, Folgeschritte, externe Meldungen

Kommunikationsmanagement

interne und externe Kanäle, Freigaben, Sprachregelungen

Dokumentationspflichten

Protokolle, Zeitmarken, Maßnahmenverfolgung

Wiederanlaufmanagement

Priorisierung von Prozessen, Inbetriebnahmereihenfolge

Schulungs- und Übungspflichten

Zielgruppen, Frequenz, Formate, Nachweise

Schnittstellen zu externen Partnern

Feuerwehr, Polizei, Entsorger, FM-Dienstleister, IT-Provider

Rollenmodell (Beispiel)

Rolle

Aufgaben laut Dokumentation

Krisenstabsleitung

Gesamtkoordination, Entscheidungen, Priorisierung

Technische Einsatzleitung

Lageerkundung, Maßnahmensteuerung vor Ort

Facility Management

Versorgung, Gebäudezugang, Infrastruktursteuerung

IT / Digitalisierung

IT-Sicherheit, Systemverfügbarkeit, Kommunikation

HR / Betreuungsteam

Mitarbeitendeninformation, Betreuung, Dokumentation

Pressesprecher:in / Kommunikation

Abstimmung externer Aussagen, Krisenkommunikation

Dokumentation / Protokollführung

Nachweisführung, Zeitlinien, Rückblickanalyse

Schnittstellen und Systemintegration

System / Plattform

Relevanz für das Krisenmanagement

CAFM-System

Lagepläne, Abschaltpunkte, Technikstatus, Sperrbereiche

GLT / Energiemanagement

Störungsanzeige, Alarmsteuerung, Versorgungssituation

Helpdesk / Ticketsystem

Meldung, Taskzuweisung, Maßnahmenverfolgung

DMS / Intranet

Zugriff auf Notfallpläne, Rollenlisten, Checklisten

Alarmierungsplattform / App

mobile Push-Nachrichten, Eskalation, Rückmeldung

Kommunikationsplattform

Führungskommunikation, Statusmeldung, Koordination

Anforderungen an Struktur und Pflege

  • Versionsgesteuerte Ablage mit klarer Freigaberegelung

  • Rollenspezifische Zugriffsrechte (Krisenstab, FM, IT, HR etc.)

  • Integration in Betriebshandbuch, Sicherheitsunterlagen und Intranet

  • Aktualisierungsrhythmus mindestens jährlich, zusätzlich bei Reorganisation oder Systemwechsel

  • Verknüpfung mit Schulungen, Übungen und Lessons Learned

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor

Wirkung im Ereignisfall

Klare Sprache und Struktur

schnelle Orientierung, auch unter Zeitdruck

Realistische Rollenverteilung

Handlungsfähigkeit auch bei Ausfall einzelner Personen

Digitale Verfügbarkeit

ortsunabhängiger Zugriff für alle Beteiligten

Verankerung im Schulungskonzept

Sicherheit in der Anwendung der Prozesse

Dokumentationsfähigkeit

rechtssicherer Nachweis gegenüber Behörden und Versicherungen

Nutzung im Betrieb

  • Standortfreigabe

  • Sicherheitsorganisation

  • internen Audits und Zertifizierungen (z. B. ISO 22301, ISO 27001)

  • Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen

  • Einweisungsunterlagen für Schlüsselpersonen

Sie gewährleistet, dass ein neuer oder bestehender Standort nicht nur im Regelbetrieb, sondern auch in der Ausnahme professionell geführt werden kann – strukturiert, sicher und dokumentiert.